O objetivo desse artigo é auxiliar clientes que estão em processo de migração de outros sistemas para o Sistema Cloud Gym. O artigo explicará como obter o banco de dados, iniciar o processo de migração e ajustar os cadastros dos alunos.

!!! Atenção !!!

É importante que o sistema anterior não seja cancelado, até que todos os passos seguintes sejam finalizados. Pois o sistema anterior será necessário para ajuste das informações durante todo o processo.

1. Obtenção do banco de dados do sistema Anterior

Para iniciar o processo de migração o suporte Cloud Gymdeve ter acesso ao seu banco de dados do sistema anterior. É possivel obter os dados de algumas formas:

Solicitando o banco de dados diretamente com o suporte do sistema anterior. Após obter os arquivos, basta encaminha-lo para o email [email protected] para que o processo seja iniciado;
Solicitando um agendamento, para extração de dados com o setor de relacionamento. Após isso o nosso suporte entrará por acesso remoto no computador e fará a extração do banco;
No caso de clientes que usam planilhas ao invés de sistema, basta encaminhar as planilhas para o email informado no item 1.

Obs: Por padrão alguns sistemas fazem o envio, pois não há como realizar extração, em outros é necessário fazer a extração pois não fazem o envio dos dados.

!!! Contate o nosso suporte para verificar o meio de obtenção dos seus dados !!!

2. Inicio do processo de migração

Quando o setor responsável tem acesso ao banco de dados, o processo de migração é iniciado. Esse processo tem duração máxima de 5 dias úteis. Os dados serão devidamente tratados pelos responsáveis que farão a inserção dos dados no sistema Cloud Gym. Os possíveis dados a serem migrados são:

Nome Completo, CPF, RG, Telefone, Celular, Gênero, Endereço (Nome da Rua ou Avenida + número), Cidade, Sigla UF (Estado), Bairro, CEP, Data de Nascimento, Data de Cadastro, Data de Início do contrato, Data de término do contrato, Nome do plano.

!!! Atenção !!!

Alguns sistemas poderão ou não conter todos os dados acima, então dependerá do mesmo disponibilizar essas informações para a implementação.

Observações sobre a inserção dos dados:

1. Apenas o nome do aluno é estritamente obrigatório;

2. Caso os dados do aluno não venha com as vigências do contrato, o mesmo será migrado como inativo;

3. Se o registro não vier com o nome do plano/modalidade do aluno, ele será migrado no plano "Migração";

4. Os visitantes/prospects só podem ser inseridos no sistema como alunos (inativos), caso isso seja solicitado;

5. No caso de clientes que forem tratar os próprios dados para migração, poderão utilizar o "Exemplo de Planilha Banco de dados.xlsx" anexado neste artigo, como exemplo.

3. Verificação das informações

Assim que os dados forem inseridos dentro do sistema, o Gestor será notificado sobre o término do processo. Então será possivel visualizar os dados gerais dos alunos inseridos em Dashboard > BI & Analytics, neste local é possível verificar o número de Alunos Ativos e Inativos.

Quando o processo é feito, os dados cadastrais e vigências de contratos (data de inicio e término) é migrado para nosso sistema. Se os dados vierem completos, não é necessário nenhuma atualização nessas informações, apenas será necessário atualizar a questão financeira de cada aluno.

Em alguns sistemas, infelizmente, não é possivel obter as vigências dos contratos, nesse caso é necessário que o lançamento dos contratos sejam feitos de forma manual no sistema Cloud Gym, de forma que as datas estejam de acordo com o plano contratado pelo aluno.

4. Configuração dos planos

Antes de ajustar os contratos e pagamentos dos alunos, é necessário configurar os planos no sistema. Isto consiste em criar ou editar, todos os planos/modadidades da academia, configurando as durações, parcelas e valores de cada plano.

Clique aqui para saber como configurar os planos.

5. Ajuste dos contratos e pagamentos

Inicialmente é necessário verificar se o contrato do aluno esta correto. Para isso, entre na aba de Contratos dentro do Perfil do Aluno. Estando nesta aba, verifique se a modalide do aluno, e data de inicio e término estão corretos.

Por exemplo:
Se no sistema anterior estava Plano Mensal, com data de inicio 01/10/2022 e data de término 01/11/2022, no sistema Cloud Gym, tambem deve estar dessa forma. Se não estiver, lançe um novo contrato, no botão Novo, seleciona a Unidade, Plano, e altere a data de inicio para a data que se iniciou o contrato do aluno no sistema anterior, conforme imagem abaixo:

Agora, você poderá verificar, que tanto a modalidade quanto as vigências do aluno já estão registradas da forma correta, igual estavam no sistema anterior:

Caso a modalidade e vigência estivessem corretas (de acordo com o sistema antigo), basta ignorar o passo anterior. Essa questão estando ajustada, faltará apenas atualizar os pagamentos. Caso o aluno já tenha pago no sistema anterior, a parcela paga deve ser excluida do nosso sistema, caso a parcela ainda não tenha sido paga, basta deixar pendente e dar baixa quando o aluno efetuar o pagamento.

Outra situação, que podemos exemplificar é a seguinte:

Vamos supor que o aluno tenha um Plano anual, data de inicio 01/05/2022 e data de término 01/05/2023, e parcelou as mensalidades em 12 vezes e o processo de migração tenha sido feita na metade do plano. Para ajustar isso, você deverá excluir as 6 parcelas que já foram recebidas no sistema anterior e deixar apenas as ultimas 6 parcelas em aberto. Conforme as imagens abaixo:

O contrato deve estar assim: